E&M in actie

Verbeterd onboardingproces: een stap naar succes in 2024 en verder

Het onboardingproces speelt een cruciale rol in het welkom heten van nieuwe medewerkers en het zorgen voor een soepele integratie binnen de organisatie. In 2024 hebben we binnen KLM E&M belangrijke stappen gezet in het verbeteren van dit proces, met als doel een positieve onboardingervaring te bieden en het behoud van medewerkers te waarborgen. Joy Zaat heeft als Onboarding & Process Lead, samen met input van anderen, binnen E&M een geheel nieuw onboardingproces opgezet. Het verbeterde onboardingproces richt zich niet alleen op het voorbereiden op en de eerste maanden in een nieuwe baan, maar legt ook de nadruk op voortdurende evaluatie en feedback om het proces te verbeteren.

De terugkomdag: een moment van evaluatie, feedback en verdiepende informatie Naast de tweewekelijkse E&M-onboardingdagen, die we sinds het tweede kwartaal van dit jaar organiseren om nieuwe medewerkers welkom te heten en kennis te laten maken met E&M, hebben we op woensdag 23 oktober de eerste terugkomdag onboarding georganiseerd. Deze vond plaats in de Arena - Gebouw 411, met ruim 20 nieuwe medewerkers.

Na de eerste twee tot drie maanden voelen nieuwe medewerkers zich vaak meer thuis en ontstaat er behoefte aan een verdiepende kennismaking met onderwerpen waar nog vragen over zijn. De terugkomdag biedt hiervoor een ideaal moment: medewerkers kunnen feedback geven over de onboardingperiode, krijgen aanvullende informatie over belangrijke onderwerpen, en hebben de mogelijkheid om verdiepende vragen te stellen. Bovendien zien nieuwe medewerkers die elkaar eerder hebben ontmoet tijdens de E&M-onboardingdag elkaar opnieuw, wat hun sociale netwerk versterkt.

Tijdens deze eerste terugkomdag werden de thema’s ‘Health’ en ‘Learning & Development’ besproken door middel van een presentatie van de collega’s van deze afdelingen om de groei en ontwikkeling te stimuleren. Door deze terugkomdag dragen we bij aan een positieve onboardingervaring, wat vervolgens helpt om medewerkers aan boord te houden.

Voorafgaand aan de terugkomdag hebben we feedback gevraagd aan de nieuwe medewerkers, die we gezamenlijk tijdens de terugkomdag hebben doorgenomen. We ontvingen mooie complimenten over de onboardingperiode en waardevolle suggesties voor verdere verbetering. Op basis hiervan gaan we vanuit onboarding E&M de komende kwartalen aan de slag, onder meer door templates voor afdeling-specifieke onboardingplannen te ontwikkelen. Het moment van evaluatie is essentieel voor het verbeteren van het onboardingproces. Door regelmatige evaluaties en feedback van nieuwe medewerkers kunnen we waardevolle inzichten verzamelen, die direct bijdragen aan een continue verbetering van de onboardingervaring. In oktober 2024 werd bijvoorbeeld een aanzienlijke stijging in de tevredenheid van nieuwe medewerkers gemeten, wat aangeeft dat onze aanpak effectief is.

De terugkomdag werd door Joy Zaat georganiseerd, verantwoordelijk voor onboarding binnen E&M.

Verbeteringen in de onboardingflow In 2024 heeft het onboardingproces een aanzienlijke verbetering doorgemaakt. Hieronder volgt een toelichting per stap, die het proces vanaf het moment van aanvaarding van het aanbod tot de eerste werkdag en de daaropvolgende 90 dagen omvat:

  1. Start screeningen – De doorlooptijd is verkort, en er wordt nu beter getrackt voor internationale VGB-screeningen, wat zorgt voor snellere en efficiëntere verwerking.
  2. Onboarding HRSSC – De doorlooptijd van onboardingprocessen is aanzienlijk verkort, en de informatievoorziening is verbeterd voor een soepele overdracht tussen de processtappen.
  3. Interne correspondentie – De overdracht tussen afdelingen is verduidelijkt, en het proces rondom de Schipholpas is geautomatiseerd.
  4. Centraal E&M onboardingteam – Dit nieuwe team belt en mailt nieuwe medewerkers om hen van belangrijke informatie te voorzien, terwijl de ‘preboarding’ wordt gemonitord. Het fungeert als een ‘single point of contact’ voor nieuwe medewerkers. Welkomstpakketten voor nieuwe medewerkers worden door dit team gemaakt.
  5. Unit pre-boarding – De faciliteiten en nodige items zijn vanaf de eerste werkdag zoveel mogelijk op orde.
  6. Startdatum – Het welkomstpakket staat klaar, en de nieuwe medewerker start met de juiste werkkleding, dankzij verbeterde processen rondom kleding.
  7. KLM onboardingdag – Nieuwe medewerkers worden nu welkom geheten met een interactieve KLM onboardingdag om de organisatie beter te leren kennen.
  8. E&M onboardingdag – De nadruk ligt op interactie, het bouwen van een sociaal netwerk, en medewerkers worden verwelkomd met rondleidingen over het terrein van E&M. Elke nieuwe E&M-medewerker wordt direct ingepland voor deze dag, zodat zoveel mogelijk nieuwe medewerkers deze dag binnen één maand na hun start hebben bijgewoond.
  9. Unit onboarding – Verschillende unit-specifieke initiatieven, zoals templates en boardingtools, zorgen voor een soepele start.
  10. Terugkomdag – De eerste terugkomdag werd georganiseerd, waarop bruikbare feedback werd ontvangen. De volgende terugkomdag staat gepland voor 18 december.

E&M onboardingsdag - december 2024

Resultaten in oktober 2024: verbeterde tevredenheid De gegevens van oktober 2024 wijzen op een enorme verbetering in de onboardingervaring. De belangrijkste bevindingen zijn:

  • Middelen en faciliteiten op orde: In januari 2024 was 26% van de medewerkers niet tevreden over de faciliteiten. In oktober 2024 is dit percentage teruggebracht naar slechts 5%, met 81,8% van de medewerkers die nu tevreden of zeer tevreden zijn.
  • Voorbereiding op de nieuwe baan: In januari 2024 was 36% van de medewerkers niet tevreden of neutraal over de voorbereiding op de nieuwe baan. In oktober 2024 is 81,8% van de medewerkers tevreden of zeer tevreden. Het onboardingteam heeft hier een aanzienlijke bijdrage aan geleverd.

Focuspunten voor 2025: verdere verbeteringen in onboarding Voor 2025 ligt de focus op verdere optimalisatie en digitalisering van het onboardingproces. De volgende stappen worden in 2025 verwacht. Door onvoorziene projecten of werkzaamheden kan de planning nog worden herzien.

  • Q1: Onboardingvideo’s gereed – Onboardingvideo’s zullen worden ontwikkeld om het onboardingproces visueel en interactief te maken.
  • Q1: Borging proces en structuur – Het onboardingproces wordt verder verbeterd en vereenvoudigd om consistent en effectief te zijn.
  • Q1: Design onboardingpagina en templates per afdeling – Een onboardingpagina wordt ontwikkeld als bron van informatie over onboarding en templates voor afdelingen en unit-onboarding worden verder uitgewerkt in samenwerking met de units.
  • Q1: Crossboarding – Nieuwe initiatieven zullen worden ontwikkeld om medewerkers die van functie wisselen optimaal te onboarden.
  • Q2: Onboardingpagina en digitalisering – De onboardingpagina wordt geoptimaliseerd en verdere digitalisering wordt doorgevoerd om processen efficiënter te maken.
  • Q2: Oplossing IT-hardware – IT-hardware zal tijdig beschikbaar zijn voor nieuwe medewerkers om de eerste werkdag soepel te laten verlopen.
  • Q2: Training leidinggevenden en buddy’s – Leidinggevenden en buddy’s krijgen trainingen om beter te kunnen ondersteunen tijdens de onboardingperiode.

Het verbeterde onboardingproces biedt nieuwe medewerkers een gestructureerde, informatieve en ondersteunende start bij KLM E&M. Door te blijven luisteren naar feedback en in te spelen op de behoeften van medewerkers, wordt een solide basis gelegd voor succes en medewerkerstevredenheid op lange termijn. Heb je nog vragen? Mail ons dan op EMonboarding@klm.com.